Business Process Management

  1. Inhoud

  2. BPM

  3. BPM Life-Cycle

  4. Technologie

  5. Voordelen BMP

  6. Business Rule Engine

  7. BPM-Tools

  8. Toekomst

  9. Bronvermelding



  • Inhoud


Tijdens de industriële revolutie ging men zich steeds meer bezig houden met de verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Ze wilden in die periode dat elk afdeling op zichzelf zo goed mogelijk functioneerde. Wanneer hen taak of product afgerond was werd het doorgestuurd naar de volgende afdeling.
Begin jaren negentig begon een steeds groter wordende groep bedrijven de nadruk te leggen op een tevredener klant. Om dit te realiseren zouden bedrijven hun processen beter moeten organiseren zodat ze effectiever en efficiënter te werk konden gaan. Dit levert een hogere kwaliteit, snellere levering en of betere prijs van het geleverde product of dienst op, wat uiteindelijk weer een tevredener klant oplevert.

  • Business Process Management (BPM)


Business Process Management (BPM) betekend dat het beheer van de organisatie gebeurd door permanente controle en verbetering van de besturingsprocessen (management processen) en bedrijfsprocessen. Om dit te realiseren moet er structureel aandacht gegeven worden aan processen analyse, modellering, implementatie en automatisering. Met BPM streeft men naar effectiviteit en efficiëntie van de organisatie in combinatie met innovatie en flexibiliteit.

  • BPM Life-Cycle


De activiteiten van Business Process Management kunnen verdeeld worden in vijf categorieën.

bpm.jpg
  1. Design
  2. Modeling
  3. Execution
  4. Monitoring
  5. Optimization


    • Design (ontwerp): bij dit gedeelte wordt niet alleen gekeken naar ontwerp van nieuwe processen maar er word ook gekeken naar identificatie van bestaande processen. Belangrijke aandachtspunten zijn onder andere de vertegenwoordiging van de processtroom(workflow) met zijn actoren, het alarmeren en de berichtgevingen, de escalaties en standard operating procedures. Een goed ontwerp vermindert het aantal problemen over het levensduur ven een proces. Het doel van deze stap is dan ook het voorbereiden van een theoretisch correct en efficiënt ontwerp.
    • Modeling (modelleren): bij dit gedeelte worden aan het het theoretisch ontwerp uit de vorige stap verschillende variabelen toegevoegd zodat men kan zien wat er met het proces gebeurd als er verandering optreden. bv stijging van huur, uitval van een machine enz. Ook worden er "what-if" analyses uitgevoerd.
    • Execution (uitvoeren): een van de manieren om een proces te automatiseren is het ontwikkelen of aanschaffen van software die de stappen van het proces uitvoeren. Deze software pakketten zijn in de praktijk bijna nooit onafhankelijk van menselijke interventie. Door dit probleem werden er softwarepakketten gemaakt die niet een enkele proces automatiseren maar het gehele business process in handen nemen.
    • Monitoring (monitoren): hierbij worden de processen individueel in de gaten gehouden zodat veranderingen opgemerkt kunnen worden en waar nodig aangepast aangepast worden. Bij monitoring worden gebruik gemaakt van statistieken en grafieken zodat veranderingen duidelijk in kaart gebracht kunnen worden. De informatie die verkregen wordt uit deze overzichten kunnen weer gebruikt worden om de processen te verbeteren. Monitoring kan op 2 manieren gedaan worden: ten eerste real-time en op de tweede plaats ad-hoc. bij de eerste zie je direct wat er gebeurd dit kan eventueel met dashboards, de tweede manier is dat er achteraf een rapport of grafiek verschijnt waar uit je kan ophalen wat er is is gegaan of wat beter kan.
    • Optimization (optimalisatie): de optimalisatie word gedaan door het winnen van informatie van de voorgaande punten. De informatie die verkregen wordt van de modellering, uitvoering en monitoring worden geanalyseerd en de knelpunten worden verbetert en zo aangepast dat het kosten besparingen en of andere verbeteringen oplevert.


  • Technologie

Business process analysis (BPA)
Automated business process discovery
(ABPD)
Business activity monitoring (BAM)
Business intelligence (BI)
Workflow
Complex-event processing (CEP)
BPM suites (BPMSs)
Application integration
Service-oriented architecture (SOA)
PESTLE
Emergent Paradigm
Complex event processing (CEP)
Data integration
Staffware
Event-pattern detection
Process engine
Bus/hub
SOAP
HEPTALYSIS
Automated process discovery

Data quality
MS MAPI
Event abstraction
Business analytics
Application connectivity
RPC
MOST
Accurate information

Data warehousing
IBM flowmark
Modeling event hierarchies
Content management
Data format and transformation
REST
SWOT
Complete information

Master data management
Workflo
Detecting relationships
Collaboration tools
Data format and transformation
DCOM
CATWOE
Standardized Process

Text and context analytics
Inconcert
Abstracting event-driven processes


COBRA
de Bono’s Six Thinking Hats



COSA



Web Services
Five Why’s



Meteor



DDS
MoSCoW



Mobile



WCF
VPEC-T



Exotica



WDSL




WASA








WIDE











  • Voordelen BPM


Veel bedrijven en instelling zullen gebruik gaan maken van BPM als ze dat al niet doen. Enkele voordelen wat BPM kan bieden zijn:
1. De 'end-to-end' benaderingEen bedrijfsproces begint van de behoefte van een externe partij (klant, burger, leverancier, overheid, partner, …) en eindigt met een antwoord op de behoefte van deze externe partij. Deze ‘end-to-end’ benadering zorgt ervoor dat we de activiteiten afstemmen op de externe partijen die zich buiten het proces bevinden. Het proces van afhandelen van een computerprobleem bijvoorbeeld vertrekt van een medewerker die een probleem meldt en eindigt met de mededeling van de oplossing om het gemelde probleem te verhelpen. De ‘end-to-end’-benadering zorgt dus voor focus op klanten. Deze ‘end-to-end’-benadering verschilt van de traditionele functionele benadering, waarbij de werking van een organisatie bekeken wordt vanuit de verschillende diensten en afdelingen. Bij deze visie wordt slechts een gedeelte van de keten bestudeerd terwijl bij de end- to-end benadering naar het geheel word gekeken.
2. Inzicht in de interne werking vanuit diverse perspectieven.
Een activiteit (of een proces):

  • zet input(s) om in output(s)
  • wordt aangestuurd (door een vorige activiteit of door de tijd)
  • wordt uitgevoerd door mensen (en computersystemen)
  • maakt gebruik van middelen (machines, applicaties, modellen, … )
  • moet voldoen aan regels (wet- en regelgeving)
  • genereert risico’s
  • wordt uitgevoerd op een of meerdere fysieke plaatsen
  • draagt bij tot het bereiken van doelstellingen

Wanneer naast de activiteiten ook inputs, outputs, functies, regels, middelen, doelstelling enz ook in kaart worden gebrachten komen alle W--vragen aan bod.(wat, wie, wanneer, waar, waarom en hoe).
Deze vragen leiden tot het oplossen van concrete vraagstukken. Stel een bedrijf stelt vast dat de computerlicenties niet goed geregeld zijn. de verschillende processen die hiermee te maken hebben zoals het in en uit dienst nemen van bepaalde hard en software, zullen duidelijk maken waar precies het probleem zit en hoe het opgelost kan worden. Door gebruik te maken van de W-vragen wordt elk object slechts een keer gedefinieerd. Hierdoor word samenhang bewaard en bij veranderingen ziet men direct de koppeling met andere objecten.
3. Voorbereiden van een reorganisatie.
Een reorganisatie houdt in dat een aantal producten, afzetmarkten, werkwijzen, applicaties functies, … zal wijzigen.
Om de impact na te gaan van elk van deze wijzigingen, zijn processen nuttig, zeker als ze beschreven zijn volgens de W-vragen (zie vorig voordeel). Op die manier worden reorganisaties beter voorbereid en komen de mogelijke knelpunten bij implementatie beter aan bod

4. Verbeteren van de communicatie tussen de ‘business’ en ‘IT’
En van de hoofd taken van BPM is het dichten van de kloof tussen business(de opdrachtgevers, gebruikers van applicaties) en de IT(de applicatie ontwikkelaars).
5. Voldoen aan wet- en regelgevingBPM geeft meer inzicht in hoeverre de organisatie voldoet aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De leiding van de organisatie is hier verantwoordelijk voor. het voldoen aan de wet- en regelgeving gebeurt via de processen en projecten.
6. Verhogen van de efficiëntieBij het verhogen van de efficientie kijkt men of de actieviteiten wel of geen toegevoegde waarde hebben. als er wel toegevoegde waarde is dan wordt deze verder ontwikkeld en als er geen toegevoegde waarde dan moet men proberen deze te verminderen of af te schaffen. Men kan ook het aantal rollen of functies verminderen om het proces sneller te laten verlopen doordat er dan minder overdracht plaats vindt. Ook kan men een ideale route binnen het bedrijf creeren zodat het transport aanzienelijk vermindert kan worden.
7. Bepalen van de personeelsbehoeftenBij het bepalen van de personeelsbehoefte kijkt men naar de kwalificaties en niveaus die er nodig zijn om het geheel van werkzaamheden uit te kunnen voeren, ook kijkt men naar hoeveel mensen er hiervoor nodig zijn.
8. Ontplooien van de strategieEen strategisch plan geeft de richting en koers van een organisatie. De vertaling van een strategisch plan naar de praktijk gebeurd via de processen en projecten.
9. Documenteren van de aanwezige kennis
Kennis is per definitie persoonsgebonden. Dit betekend dat het in de hoofden van de medewerkers zit(immateriele activa van een organisatie). Mensen vergaderen kennis maar deze mensen komen en gaan binnen een bedrijf, dus is het van essentieel belang dat deze kennis goed wordt gedocumenteerd om het in het bedrijf te houden.

10. Duidelijkheid over operationele kosten
Via procesbenadering kan men bereken wat de kosten zijn voor het factureren, offerte maken, een klacht behandelen, een bestelling verwerken enz. Het kennen van je kosten per proces is de basis van het efficiënt gebruik van de middelen.

  • Business Rules Engines


Bedrijfsapplicaties zijn steeds meer afhankelijk van factoren zoals, wet en regelgeving, bedrijfsprocessen, procedures en beleid. Deze factoren vormen een groot deel van de logica binnen een applicatie en kunnen soms verspreid zijn door het hele systeem. Op deze manier is onderhoud wat lastiger en zal er elke keer weer programmacode aangepast moeten worden. Om dit te voorkomen is het aantrekkelijk om een rule engine toe te passen op een dergelijk systeem.

Een rule engine is een programma om beslissingen mee te maken. De beslissingen worden genomen aan de hand van rules. Rules zijn een vertaling van bedrijfsprocessen en procedures. De rules kunnen door business experts worden opgesteld met behulp van grafische editors. In deze editor moet worden aangegeven wat de conditie is en wat de actie is die uitgevoerd moet worden als er aan de conditie is voldaan. Deze rules worden in een database opgeslagen genaamd “Business Rule Repository”.
De kern van de rule engine is de ”execution core”. De execution core vergelijkt de rules met de data en gaat na of er aan de conditie van de rules wordt voldaan. Deze core kan op verschillende methoden te werk gaan, zo kan de core gebruikt worden voor mutatie van data,beslissingen maken, beantwoorden van vragen, validatie, detectie van verkeerde data en er kunnen voorspellingen gemaakt worden.
De core maakt gebruik van data die in het werkgeheugen wordt gezet door de applicatie. Vervolgens voert de core de rules uit de Business RuleRepository uit die van belang zijn voor deze data.
Een rule engine heeft twee verschillende engines.
  • Een flow engine kent maar één werkwijze en wordt gebruikt voor detectie en voorspellingen.
  • De inference engine kent twee methodes.
“Forward Chaining” is het doorlopen van de rules die van toepassing zijn op de data uit het werkgeheugen. Deze wordt vervolgens gemuteerd of er wordt een beslissing genomen. Als de data gemuteerd wordt en alle rules zijn doorlopen wordt de data terug gezet in het werkgeheugen. Op het moment dat de data wordt terug gezet met een andere waarde zal de rule engine deze weer gaan vergelijken met de rules die dit keer van toepassing zijn op de nieuwe data.
Forward Chaining wordt gebruikt voor mutatie, validatie en beslissingen.

Forward chaining
Forward chaining



Backward Chaining” wordt gebruikt om vragen te beantwoorden. De engine gaat de condities van de rules doorlopen om tot een antwoord te komen.
———————————————————————————————-
Voorbeeld:
Ruleset
1. Als iemand 20 is moet deze gaan werken.
2. Als iemand moet gaan werken, dan moet deze het leger in.
3. Als iemand 20 is gaat deze zelfstandig wonen.
Vervolgens wordt er ingevoerd: John is 20 jaar.
De rule engine zal nu nog niks ondernemen, maar zodra er gevraagd wordt aan het systeem:
Is er iemand die een baan in het leger krijgt?
Dan zal de rule engine de stappen terug volgen:
Feit: John is 20 jaar.
Dat betekend dat rule 1 van toepassing is. Aangezien het nu bekend is dat John moet gaan werken, is rule 2 ook van toepassing.
De rule engine kan nu dus concluderen dat John een baan in het leger krijgt.
———————————————————————————————-
De grootste voordelen van een rule engine zijn:
- De logica staat op een centraal punt, waardoor het overzicht bewaard blijft.
- Business experts kunnen de rules opstellen.
- Voor aanpassingen in deze logica hoeft er geen programmacode gewijzigd te worden.
- Schaalbaarheid en performance.

  • BPM-Tools


Het vastleggen van een procesmodel is in veel gevallen de eerste stap om processen inzichtelijk, beheersbaar en voorspelbaar te maken. Voor het vastleggen van procesmodellen zijn verschillende software-pakketten beschikbaar op de Nederlandse markt. De functionaliteiten van deze software-pakketten zijn met elkaar vergeleken en bijeen gebracht in de BPM-matrix. Een BPM-tool is tot veel meer in staat dan het softwarematig ondersteunen van procesmodellering. De BPM-matrix biedt een overzicht van de software-pakketten voor procesmodellering die beschikbaar zijn op de Nederlandse markt.
Het basiscriterium om te worden opgenomen in de BPM-matrix blijft: de functionaliteiten met betrekking tot het kunnen modelleren van processen en het publiceren van beschrijvingen. Dit komt tot uitdrukking in functionaliteiten voor het creëren van een procesmodel, het (electronisch) kunnen publiceren van gegevens, het zoeken naar gegevens in de procesmodellen en de mogelijkheden om te rapporteren. Elke BPM-tool uit de matrix is in staat op enige wijze invulling te geven aan deze functionaliteiten. Onderscheidend hierbij zijn bijvoorbeeld de talen waarin het pakket beschikbaar is, het besturingssysteem dat gebruikt wordt, de bestandsformaten waarmee imports en exports kunnen worden gerealiseerd, de modelleertechniek die de tool ondersteunt en de formaten waarin processen kunnen worden gepubliceerd. Verschillen hierin kunnen belangrijk zijn bij de keuze van een BPM-tool voor de eigen organisatie.
De tabel biedt een overzicht van de 24 leveranciers. Eveneens verschaft de tabel inzicht in de toepassingsgebieden die de BPM-tool ondersteunt. De verschillende gebieden worden kort behandelen.

bpm_matrix.jpg

Performance management
Het gebied Performance management heeft betrekking op de mogelijkheden om prestatie indicatoren te koppelen aan de processen en de realisatie van indicatoren ook te tonen (bijvoorbeeld via een dashboard) aan de gebruikers. De meeste BPM-tools beschikken over de mogelijkheid om dashboards te bouwen en te tonen. De wijze waarop deze dashboards worden gevuld met informatie verschilt per tool: geautomatiseerd direct, periodieke geautomatiseerde actie, handmatig of naar behoefte instelbaar.
Een ander belangrijk onderscheid is de mogelijkheid een koppeling te maken met Business Intelligence-oplossingen. In veel gevallen worden data over de procesprestatie binnen een BI-oplossing opgeslagen, bewerkt en vervolgens geëxporteerd naar bijvoorbeeld een BPM-tool. De BPM-tool moet deze gegevens wel kunnen ontvangen.

Architectuur
Architectuur betreft het gebied van het inzichtelijk maken van architectuurdomeinen, het inzichtelijk maken van onderlinge relaties en het beheren van regels voor de bedrijfsvoering, organisatie-inrichting en -verandering. Hoewel de meeste tools aangeven ondersteuning te bieden aan modellering van architectuur, is er een duidelijk onderscheid naar welke domeinen gemodelleerd kan worden, de raamwerken die worden ondersteund en de vraag of architectuurprincipes kunnen worden vastgelegd en beheerd.

Compliance
De tools, waarvan de leverancier aangeeft dat Compliance wordt ondersteund, zijn in ieder geval in staat wet- en regelgeving vast te leggen. Verschillen tussen tools ontstaan bij mogelijkheden tot het opstellen van testdefinities en -protocollen of bij het leggen van dynamische koppelingen tussen processen, risico’s en controls.

SOA/Workfl ow management
Op dit gebied geeft de vraag of de tool procesexecutie met behulp van een proces engine ondersteunt het beste een onderscheidend beeld. Verschillen tussen de tools zijn er ook in de formaten (BPEL, XPDL, BMPL) welke door de engine worden ondersteund. In de BPM-matrix zijn bovengenoemde verschillen weergegeven.

  • Toekomst


De toekomst van BPM is afhankelijk van de trends die op het moment aanwezig zijn. In het volgende figuur wordt een selectie van die trends weergegeven die gebaseerd zijn op de ontwikkeling binnen de nederlandse gebruikers.
umbrella.jpg
In dit figuur is uitgegaan dat een trends iets is dat nu al aan de gang is of in de toekomst zal plaats vinden. Enkele trends in dit figuur bestaan al lang echter wordt het nog weinig gebruikt en denkt men dat in de toekomst meer aandacht aan die trends zal worden gegeven.
In het volgende puntje worden enkle trends uitgelicht waar van wordt gedacht dat die de belangerijkste richting van BPM zal gaan worden.

  • Human Interaction Management:
Als we naar de huidige staat van BPM kijken zien we dat veel bedrijven hun processen hebben gedocumenteerd in een bepaalde vorm van een flow chart. Voor relatief gestructureerde processen met een beperkt aantal deelnemers werkt dit goed. Deze processen worden ook wel trask-driven processen genoemd.
Voor bedrijven die complexere processen hebben worstellen met het volgende; wat moet er gebeuren met complexe, onverspelbare processen die met veel deelnemers uitgevoerd moeten worden (human-driven processen).
In dit geval heeft het traditionele BPM zijn grenzen omdat dit vooral op machanische processen invloed heeft. Om dit te realiseren moet er goed onderling overlegt worden (person-to-person processen). Nadat het werk is afgesproken moet het worden uitgevoerd. Echter is dit niet zo makkelijk als gezegd. Omdat in dit proces iedereen afhankelijk is van elkaar, wanneer er ergens iets fout gaat dan wordt het complete proces beinvloed.
Human Interaction Management regelt niet alleen taken maar ook de aspecten van taken zoals informatie, interactie en innovatie. De focus ligt hierbij op de interactie van werknemers die de taken van de processen uitvoeren.

  • Proces-on-the-Fly
Bedrijven moeten hun processen steeds dichter bij near real-time brengen om direct te kunnen reageren en aanpassen op de veranderingen die te maken hebben met het proces. Een service-oriented oplossing maakt mogelijk om bedrijfsprocessen snel te simuleren, omschrijven, modelleren, uitvoeren en beheren op het moment dat ze plaatsvinden(real-time).

  • Process Scenario Analysis
Een definitie van business process simulationis: Een experiment met een versimpelde weergave van een bedrijfsproces voor onbepaalde tijd, met het doel het beter te begrijpen en verbeteren van dat bedrijfsproces.
Simulaties bestaan al sinds de jaren 80, echter het is nooit aangeslagen. Om dit moment zien we een stijgen van vraag naar dit gedeelte van een bpm pakket, echter wordt het nog steeds weinig gebruikt. De reden dat het zo weinig gebruikt wordt ligt aan twee dingen: De complexiteit om een proces simulatie op te zetten en de tijd die nodig is om de benodigde data te verzamelen voor een simulatie. Daarnaast is een bepaalde proces niveau nodig om zo een simulatie uit te voeren die vele bedrijven nog niet hebben bereikt.
Een belangrijke eis aan een proces simulatie is een business process model die veel informatie nodig heeft van het proces. Een combinatie van real-time proces informatie en goede simulatie software zal een bedrijf concurrentie voordeel geven.

  • Bronvermelding


Onderwerp
Link
BPM
http://computerworld.nl/article/609/wat-is-bpm.html

http://bpm-web.biz/nl/index.php?option=com_content&view=article&id=48:artprocesbesturing&catid=31:general&Itemid=41

http://www.kennisportal.com/main.asp?ChapterID=3633

http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_management
Life-Cycle
http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_management

http://www.bpmsystemen.nl/bpm-process-management-software/bpm-software-conspect.htm
Technologie
http://www.worldlingo.com/ma/enwiki/nl/Business_process_management

http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_discovery

http://en.wikipedia.org/wiki/Business_analysis

http://en.wikipedia.org/wiki/Business_activity_monitoring

http://en.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence

http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow

http://en.wikipedia.org/wiki/Service-oriented_architecture

http://en.wikipedia.org/wiki/Complex_event_processing
voordelen
http://www.hyarchis.net/hcmweb/gepubliceerd/nl/bouwstenen/business-process-management?gclid=CKWRka79pacCFcRG3godxlf1Cg

http://www.amelior.be/ndl/artikels/artikel.asp?c=4&sc=6&a=266&tc=1
Toekomst
http://www.customerthink.com/blog/future_business_process_management

http://www.scribd.com/doc/2335647/Trends-in-Business-Process-Management

http://www.slideshare.net/fvdende/trends-in-b pm1
Algemeen
http://www.worldlingo.com/ma/enwiki/nl/Business_process_management

http://business-process-management.startpagina.nl/
Business Rule Engine
http://www.software-innovators.nl/2010/10/13/business-rule-engines/
SOA
http://www.logistiek.nl/dossierartikelen/id426-Wat_is_Service_Oriented_Architecture_SOA.html